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玩命工作仍得不到认可?如何利用“四小时复命制”提升职场 ...

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发表于 2023-1-24 19:51:23 | 显示全部楼层 |阅读模式

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玩命工作仍得不到认可?如何利用“四小时复命制”提升职场执行力

效率是“以正确的方式做事”,而效能则是“做正确的事”。我们当然希望在取得高效能的同时,又有高效率,但是当两者无法兼得时,我们首先应着眼于效能,然后再设法提高效率。——彼得·德鲁克

新人刚加入职场,千万不要自认为你努力工作老板都知道

表弟是个理工男,今年大学刚毕业,参加工作有2个月了。前几天到我这吃晚饭,我看他闷闷不乐的,本来性格就内向的他,话语更不多。

我就详细地问他具体情况,原来是他每天都按照“996”模式工作,周末也是随叫随到,领导却在周工作协调会上,暗示部分刚来的年轻人工作不够刻苦。

他们组只有他一个今年新招的,领导说的肯定是他,所以他非常郁闷。因为我也是个老职场了,就带着他细细分析原因,最后得出结论,表弟比较内秀,不善于外在沟通,领导交待他很多工作,明明干得不错,但却没向领导汇报,导致领导对他认识出现误区。
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“表弟,领导交待你的工作,一定要及时复命,一般不要超过四个小时”,我说道,“在这四个小时内,要主动在合适的时间地点向领导报告工作进度情况,否则领导怎么会知道你都干了哪些工作呢?”

下次表弟来我家的时候告诉我,领导在开月交班会的时候,表扬他最近干工作进步明显,其实他只是在每个半天的适当时机,向领导简单地汇报了一下工作进度,没想到领导这么肯定。其实,这就是职场中的“四小时复命制”。

什么是“四小时复命制”?

刘光起先生在《A管理模式》中提出:对任何命令,不管完成与否,受令人都要在规定的时间内向下令人复命。复命的时间一般不超过四小时,故称为“四小时复命制”。

“四小时复命制”的核心是有命必复、有令必回,只要这件事布置下来,具体完成情况要随着工作进度及时反馈。

怎么反馈呢?有个时间限制——四小时,也就是在规定的时间内反馈。四小时复命制符合了“今日事,今日毕”的原则,就是一件事不能无限制地拖延没有结果,不能只有布置,没有回音。就像表弟这样刚进入职场的年轻人,从他的角度出发,每天仅仅是简单地向领导汇报了一下工作进度。但从领导的角度来看,表弟的工作方法、工作动力、工作效率提高了很多,而且为领导做决策提供了更多信息,这就是“四小时复命制”的重要性。
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“四小时复命制”会让你的工作游刃有余

“四小时复命制”的应用,不仅可以提高员工的执行力,还可以让领导和员工保持同步的工作节奏。

第一:“四小时复命制”能够让领导和员工之间更好地协同

“四小时复命制”强调的是围绕领导布置的工作内容,接受工作的员工必须提出这项工作完成的具体时间和完成是否有困难。

①如果没有困难,四个小时内必须完成,并在完成工作时向领导报告,这样领导能够及时对这项工作评估,提出进一步修改的意见;

②在完成工作的过程中遇到困难,四小时之内必须向领导汇报,一定要得到领导的明确指示再干。尤其不要自行其是,你想的未必是领导想的,一厢情愿的结果很可能是推倒了重来;

③领导安排重要工作后,在工作时间内争取每四个小时都向领导汇报,不一定非得正式场合汇报,利用零碎时间见缝插针的汇报效果会更好;

通过“四小时复命制”,这样上下都能够同步工作节奏和工作进度,能更好地提高工作效率,少走弯路、少出偏差。
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第二:“四小时复命制”能够让别人更好地感受到你的尊重

“四小时复命制”也不一定是只对上级复命,同级或下级有时在需要你帮助时,也可以灵活运用“四小时复命制”的方法。
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第三:“四小时复命制”能够让自己的努力付出及时得到正向反馈

职场上,很多人都被“是金子早晚会发光”这句话给欺骗了,不要让别人被动地发现你发光,要自己主动把光照到别人。

工作中,要灵活运用“四小时复命制”,让上级知道你在很认真地完成交办的事情,哪怕是遇到困难及时请教上级,他们也会非常宽容,上级对你的工作结果及时正向评价,这样就会更加激发你的工作动力。否则,就像我表弟一样,对领导交办的工作不及时复命,领导就认为他不好好工作、不努力,轻则对他的工作能力产生质疑,重则影响个人前程。
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“四小时复命制”,我们究竟该如何更好的应用呢?

第一:围绕任务和领导进行充分沟通,制定好工作计划并报领导提出修改意见

由此可见,制定工作计划是非常重要的,那计划该如何制定呢?

①围绕交办任务,和领导进行充分沟通,了解领导的意图,需要达到的指标,初步预估可能会出现的困难,计划完成的时限;

②找出一张纸,也可以在电脑上,毫无遗漏地写出你所需要的工作,也就是工作清单。凡是必须干的工作,且不管它的重要性和顺序怎样,一项也不漏地逐项排列起来,然后按这些工作的重要程度排序。

如何感到不知如何排序?那就反问自己:如果我只能干当中的一项工作,首先应该干哪一项呢?然后再问自己:接着该干什么呢?用这种方式一直问到最后一项。

③工作清单列好后,就要确定哪些工作是必须你干的,哪些是可以别人干的,哪些干不干都一样。
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有一种简单的“ABCD法”非常实用。

根据自己的工作清单,将计划中最为重要的事情归于A类,这类事情如果没有完成,后果非常严重;其次的事情归于B类,它们需要你去做,但如果没有完成,后果不会太严重;把那些可以交给别人去完成,做了更好、不做也行的事情,做或不做的都不会有任何不好的事情归于C类;完全可以取消、做不做没有差别的事情归为D类。④制定好具体的工作并报领导审批。采用”甘特图”的形式制定工作计划是一个非常好的方法,简单、醒目,直观明了。

甘特图是亨利·劳伦斯·甘特提出的,又称为横道图、条状图,其通过条状图来显示项目,进度,和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。
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甘特图的特点是突出了工作计划中最重要的因素——时间,它的作用表现在三个方面:

计划工作与计划时间的对应关系。每日的实际工作与预定计划工作的对比关系。一定时间内实际工作完成量与同时期计划工作量的对比关系。⑤尽量在四个小时内完成工作计划”甘特图”,而且越早越好,完成后一定要报领导审批,这样领导就会对这项工作的完成进程有一个充分了解,不足之处也可以予以提示,同时还展现了个人综合筹划能力。

第二:完成任务的过程中要主动汇报工作进度

任务刚开始阶段,尽量做到每四小时汇报一次,也就是每个半天汇报一次,汇报尽量简短。任务走上正轨后,可以每天汇报一次。工作汇报是要讲究技巧的,总体来说要把握三点:

结论先行少讲过程多说问题向领导汇报时,要先把当前工作的完成情况有一个总体的概括,也就是结论,切忌上来就讲过程。领导都很忙且缺乏耐心,他们只注重结果不注重过程,上来就说繁琐的过程会让对方处于焦虑状态而变得不耐烦。

比如,你要汇报年度工作总结报告的情况,可以上来就说,总结报告已经写完初稿或者完成三分之二了,这样领导心里就有数了。千万不要上来就说搜集资料、整理数据、通宵达旦撰写等等,这样估计会被赶出办公室。

工作进度中向领导汇报的重点不是邀功,重点是任务完成中的问题。尤其是在你的层面无法解决的,需要领导出面协调解决的问题。切忌只报喜不报忧,导致工作中出现的问题无法解决。
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第三:要时刻做好随时汇报的准备

工作汇报可以是正式汇报、随机汇报,也可以是按时汇报、随时汇报。正式汇报、按时汇报比较好办,因为这都是有准备情况下的汇报。

但有时向领导汇报工作是随机的,并不是事先准备好的,比如会议间隙、电梯里或者楼道里碰到,领导随口一问,如果答不出来,或者支支吾吾,领导肯定心情不会太美丽。
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前期,在_________的基础上,从_________,_________,_________,N个方面,完成了________________,下一步_________________。

其实这个公式背后是有非常严谨的逻辑的,这个逻辑是什么呢?“前期,在……的基础上”是序言,“从N个方面”是完成的内容,“完成了……”是结论,“下一步还有打算要完成的工作”。所以,知道这个逻辑以后就可以用这个万能公式帮助你用一句话轻松地概括出一个工作的所有内容了。

以领导随机问你总结报告撰写情况为例:

在前期向各部门搜集资料、汇报数据、研究提纲等等的基础上,从年度工作完成总体情况、好的方面、存在问题、明年初步打算四个方面,完成了总结报告初稿,下一步准备再进行推敲并报您审定。

这个模板用的毫无违和感。领导有时间,你就可以再细说;没有时间,领导也知道你当前工作进度了。所以这个万能公式非常好使,要灵活运用。
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写在最后

现实工作中,领导布置一项任务,如果领导天天问,完成情况会好些;如果领导不问下面不汇报,实际操作的人可能拖延工作甚至不去做这项工作。“四小时复命制”就很好地解决这一问题。

“四小时复命制”的重点是尽快复命、随时复合、即时复命。不仅仅局限于四小时、八小时,也可以是二小时、一小时。优秀的员工总会根据任务的特质,按照限定的时间进行高效的复命,这样既能提高工作效率,也能提高员工执行力,让工作精益示精。

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