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最具实操性的Excel的教程,绝不只是数据透视和Vlookup

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发表于 2022-9-22 21:50:34 | 显示全部楼层 |阅读模式

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来自:运营模式 (ID:yunyingme)

作者:better

熟练使用Excel是合格职场人的必备技能,Excel各种技巧有独有的使用技巧,对之前的Excel公式等的使用场景、Excel的使用技巧和常见Excel问题优化处理的办法的文章做了汇总。
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一、Excel常用公式的使用场景

如何从繁多的Excel公式想起自己所需要的那一个?这其实就和我们去买东西看见付款码就想起打开微信和支付宝一样,场景使然,其实真的不用去死记硬背,加上帮助文档的搜索功能,利用场景记忆+关键词搜索,完全可以灵活掌握几乎所有常用公式了。

1、建立帮助文档的思维

大家可能都知道这个规律吧:凡是工具类的软件必定有帮助文档”。帮助文档通常包括软件中全部功能的定义,用法,使用实例,甚至于教学视频。

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最好的学习地方自然是帮助文档了,如果说看完帮助文档里的介绍,你依然不会使用,那就是你缺乏这个功能的使用场景,你不知道它能用来帮你解决什么问题,简言之:学而无用。

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“使用场景”这个词多用于互联网产品,例如现在出门打车,你就会想到“滴滴出行”,你想团购唱歌吃饭,你就会想到“美团点评”。也就是说,使用场景说的是一个关于“什么人在什么情况下要解决什么”的问题。

在实体工具面前,使用场景这个词,我斗胆也使用一次。例如你在等人的时候想要抽烟,这时候打火机就解决你想要抽烟的需求,一个产品,一个功能都会有属于它的使用场景,但是这个使用场景不一定专属于它,抽烟也可以借伙伴的烟点燃,还可以使用火柴点燃,这就是为什么你在不使用Excel函数的情况下也能达到你的目的。

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2、常用函数的使用场景

①COUNT IF函数的使用场景

日常工作中,数据是不断更新的,我们做分类统计个数的时候,往往一个统计周期后就需要分析效果,拿公众号来举例:我想要知道我的用户在每个城市的分布,并定期分析每一个地区的用户数量的变化。

每当新增一个用户,我都会记下他的ID,并认为他的微信号所在地区即他的所在城市,并且会简单记录这个用户其他的一些属性,会定期更新。

我记录完用户列表,我还是想看每一个城市的用户数量,不使用公式的时候,我会采用筛选的方法,逐一筛选出每一个城市的用户数量,随着用户覆盖城市的增加,我的工作量总会有一天是我所完成不了的。如果使用公式COUNT IF,我不需要在用户记录时进行城市分类,更不需要在想看某些城市的用户数量时去筛选,我只需要打开sheet2(用公式的表),就能知道结果。COUNT IF函数的用法逻辑是:选择你想要统计的区域,选择你想要知道哪一个值的数量,回车即可。

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示例图


一句话总结CUONGT IF函数的使用场景就是:“你在想要知道一堆数据中,某些数据出现的次数时就想到使用COUNT IF函数”

②VLOOKUP函数的使用场景

Vlookup是一个返回引用值的函数,通俗的说是指定一个值在一个区域里查找到这个值并返回与这个值相关的某些值。工作中如果涉及到两个数据表的对比,或者想找到具有某个特征的值都可以用到Vlookup函数。

举个栗子,如下图,更新完数据之后与之前的数据发现有误差,但是又不确定具体是那些数据遗漏了或者数据错误。并且两个数据表的数据排序并不相同,不能直接用If函数做对比,如果不用Vlookup公式,解决办法就是一条一条的查找到,然后去核对,截至目前,我遇到的最大数据体量是5千行(9列),总体量是4.5万字,这样的核对工作无疑是巨大的工作量,还很容易出错,面对大体量的数据核对工作,我们必须学会寻找简便的方法达到目的。

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示例图(数据表)


Vlookup(查找值,查找区域,返回值,查找类型),用法中要注意的是查找值必须位于查找区域的第一列,返回值用数字表示返回的值位于查找区域的第几列,查找类型一定用精确查找“FLASE”,用模糊查找,你估计会被老板打死的。VLOOKUP出来的值的顺序是与源表是一样的,再使用If函数找出不一样的值即可。

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示例图(红色字体F出为错误“FALSE”)


一句话总结Vlookup的使用场景就是:“你所要对比的两个数据表数据量不同,数据值可能不同,你需要做两个数据表的对比时就想到使用Vlookup函数”。

③SUM IF函数的使用场景

SUM函数我们都知道是求和,那它和IF函数相结合也是很常用的函数哦,它的使用场景通常是“我想知道这些数据中,具有某个特征的数据的总数”。

简单的SUM IF函数,我就直接举栗子:如下图,我想知道既有留言又有赞赏的用户有多少个。我想你首先想到的方法是采用筛选,然后再求和,操作一下就会知道筛选是无法同时两个维度进行的,这个方法不可行,当然可以筛选完留言维度以后,再把数据复制到另一个表,再次筛选赞赏维度,紧接着求和,也是可以达到目的的。

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示例图(先筛选再SUMIF)


使用SUMIF函数可以避免再次复制粘贴数据表,直接在一个表内呈现想要的结果。先对数据进行筛选,留言次数除了为0的都留下,然后再对赞赏维度进行SUMIF(计数区域,计数条件),就求出了既有留言,又有留言的用户总数。即这些用户是最活跃的用户总和。

一句话总结SUMIF的使用场景就是:“需要知道某个条件下的数据的总数时就想到使用SUMIF函数”。

④IF(COUNTIF)>2的使用场景

我们先理解一下这个函数的意思:“如果某个值的数量超过两个”,>2即是重复值,那这个函数的功能就是找出数据表中的重复值。可能你会想到Excel数据功能里有“删除重复项”的功能,注意它是直接删除,不保留数据的哦。往往在工作中骂我们是不能删除数据的,只能是隐藏数据,所以我们需要找到重复值,然后隐藏,这样来达到“去重”的目的。

举栗子来说,如图,我想看看哪个城市我统计重复了,但是我并不想删除重复值。如果不采用这个公式,做法通常是先进行排序,然后逐一进行隐藏。

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示例图(再筛选值为“重复”的项隐藏即可)


Countif和If这两个函数的用法上边都提到过了,这里不再赘述。

一句话总结IF(COUNTIF)>2的函数的使用场景是:“需要找出数据表中的重复项,但是并不想删除数据时就想到使用IF(COUNTIF)>2”。

二、实操动图解析Excel函数

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很多文章可能都是用文字+静态图片去描述的,或许很多地方并不能很准确,很到位。今天录制了屏幕动图,操作动作较缓慢,可以跟着一起做,理论上其实不用记忆,做一遍结合前面的使用场景留下印象即可。

1、数据透视表

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数据透视入口:插入-数据透视表


数据透视对于数据的要求:有一个表头代表的数据值是不存在重复的,比如编号,手机号,身份证号等。

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数据透视的四个维度位置代表什么:

筛选器——能够通过这个值作为筛选去代表一行数据;行——筛选条件其中之一,需满足在此行中的维度才能做统计;列——筛选条件其中之一,需满足在此列中的维度才能做统计;值——即是我们想要的结果,结果的形式可以是多种,紧接下图,继续聊值的字段。

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我选择的值的字段是计数,手机号也是唯一值,我的目的是计数,计算出当天已发货和未发货的订单量;你同样可以把值字段选为“金额”,求当天已发货和未发货状态下的最大金额订单,一切以自己的目的为主,技能不是根本,达到目的才是。

2、取值

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如图所示,取值函数其实是用来整理数据,从众多的字段中只找出自己想要的字段,其中普遍用的最多的是“LEFT”,“RIGHT“,"MID"

这三个函数分别是什么意思呢?

LEFT根据所指定的字符数返回文本字符串中最前面的一个或多个字符。(从左开始数字符)

例如公式=LEFT(A1,3),意思是等于A1单元格从左开始数,前三个值的集合,如果A1的值是1234567,那么这个公式的值就是123;

同理,RIGHT根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。

MID返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符,该数目由用户指定。

例如公式=MID(A2,3,2),意思是等于A2单元格从第2个数字开始连续数3个数的集合,如果A2=12345678,那么公式的值就是34;

3、文本类函数

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文本类函数通常也是用来做数据处理的,比如合并两列数据CONCATENATE,在2016版本中简写为CONCAT;

例如公式=CONCAT(A1,A2),得出来的值是A1A2单元格的并集;

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检查两个文本值是否相同EXCAT函数,例如公式=EXCAT(A1,A2),意思是检查A1和A2是否为相同值;

4、VLOOUP查找对比函数

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场景就是两个数据表,你不清楚哪些数据已经录入到另一个表里,或者两个表数据不齐全,只要想做数据对比,都可以用VLOOKUP函数。

例如图中的公式=VLOOUP(A1,B:C,1,FALSE),意思就是在B列里查找A1,如果查到就返回B:C区域中第1列的所在值;如果是公式=VLOOUP(A1,B:C,2,FALSE),那返回的就是B:C列区域中第2列所在值,返回什么值是需要根据目的来的。

三、常见Excel技巧的“大用处”

数据是运营决策下一步策略方向和判断当前产品状态的重要指征,在日常工作中很可能会涉及到大量数据表的汇总,如果一个一个复制粘贴,简直是对时间的极大浪费,这里介绍一种快速汇总大量数据表的方法。

1、处理过程演示

Office版本2013(2016版本的更为简洁,稍后会在文末做说明)

在操作之前Office2013需要安装Microsoft Power Query——一个 Excel 外接程序,它可以在 Excel 中通过简化数据发现、访问和协作来增强自助式商业智能体验。

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安装完后的Excel2013界面


安装完成后的数据处理过程:

①导入数据

②编辑数据

③处理数据(删除多余列,保留data列)

④扩展数据

⑤筛选处理并导出数据

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完整的连续演示过程


2、手把手提供解决方案


接下来,我们详细一步一步的完成,让你轻松学会,学会忘记也不怕,收藏本文随手都可以回来看看。

Office2013安装Microsoft Power Query

Office2016版本不必安装

网址:微软官网直达入口https://www.microsoft.com/zh-cn/download/details.aspx?id=39379

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下载完成之后,直接双击安装包即可完成安装。

数据处理步骤详解:

①导入数据

在Office2013版本中,导入数据——导入数据的入口在“Power Query”中的“从文件”,Office2016中在“数据”模块下的“从文件”,如果是多个Excel表之间就通过“文件夹”的方式导入;如果是一个Excel包含了多个Sheet表就从“Excel”导入数据;

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数据导入完成


②编辑数据

编辑数据这一步,在多个Sheet表汇总的情况下是直接将光标定位到Excel表的名称上,直接点击“确定”;在多个Excel表的情况下是直接将光标定位到文件夹,然后选择“合并并编辑',经过软件处理以后,数据就被导入到编辑区了;

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数据编辑完成


③处理数据(删除多余列,保留Data列)

处理数据(删除多余列,保留Data列),这一步只需要保留Data这一列,即数据列,”删除列“这一功能在开始模块内,直接将光标选择Data列,然后选择删除其他列,数据删除处理即完成;

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处理数据完成


④扩展数据

扩展数据——删除其他列之后,直接将数据进行扩展,Office2013”扩展“功能在”转换“模块中的最右侧”扩展“,Office2016中是直接可以点击Data列旁的扩展小按钮,类似于”筛选“的小按钮,找到扩展入口以后直接点击即可将数据扩展开来。

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数完成据扩展


⑤筛选处理并导出数据

筛选处理并导出数据——将表格中的Tite,也就是表头利用筛选功能把例如”姓名“这样的表头勾选去掉,然后点击”关闭并上载“,这个功能入口在开始模块里。

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数据处理导出完成


文章写到这里就介绍了,希望对大家有所帮助哦。

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